Как выбрать ивент агентство для организации успешного мероприятия

Многие конечно же организовывают мероприятия самостоятельно, в наше время не сложно найти услуги в интернете и заказать все самостоятельно. Но есть много моментов и ситуаций, когда лучше обратиться к профессионалам, особенно, если планируется масштабный и ответственный ивент! А за неимением достаточного опыта и команды профессиональных организаторов — такой ивент можно завалить.

Рекомендация

Если вам порекомендовали проверенное ивент агентство, то вы смело можете начать диалог с этим агентством по вашему мероприятию. Но помним про поговорку — «Доверяй, но проверяй»! Даже если вам кого-то порекомендовали, как хорошего организатора, то это не означает, что это агентство справится с вашими задачами. Возможно, вы получили рекомендацию, как хорошего организатора, небольшого и несложного ивента, а у вас планируется масштабный ивент с конкретными задачами. Соответсвенно вам придется обратить внимание не только на рекомендацию, а и на другие критерии при выборе качественного агентства, о которых мы дальше расскажем…

Опыт

Один из самых важный критериев — это опыт! Чем больше опыта у ивент агентства, тем меньше вероятности, что будет какой-то fuck up на мероприятии. Так же больше вероятности, что опытный организатор уже проводил похожие ивенты, который нужно организовать именно вам и он уже имеет опыт и знает тонкости похожего мероприятия.

Еще в агентстве с большим опытом имеется большая база артистов, подрядчиков и ведущих, проверенных годами, за которых организатор несет ответственность и знает кто больше подойдет на то или иное мероприятие. Также в агентстве с большим опытом, должна быть своя слаженная команда профессиональных организаторов, которые также имеют большой опыт в организации ивентов.

Портфолио

При выборе праздничного агентства обязательно обратите внимание на портфолио, какие ивенты организовывало агентство и сколько мероприятий есть в отчете. Ведь кто-то может немного «прибрехать»)) Например — открылось новое агентство, сделало себе красивый сайт, написало на сайте, что опыт в организации более 10-ти лет и организовано более 5000 мероприятий… Тут сразу видно, что пахнет брехней!

Ну во-первых — за 10 лет невозможно организовать 5000 мероприятий, да и вряд ли 3000 кто-то организовывал за этот период времени. Все же очень легко посчитать — 3000 ивентов за 10 лет, это 300 в год и соответственно 25 мероприятий в месяц. Поверьте, нашему опыту — так не бывает!

Даже в самый жаркий месяц всех организаторов — это декабрь месяц (сезон новогодних корпоративов) — ооочень редко бывало, что за 1 месяц удавалось организовать 25 ивентов… А когда заниматься подготовкой этих ивентов, если они практически каждый день, поверьте — это очень сложно, практически нереально! Возможно, один месяц в году, такой пережить (декабрь), а потом сразу на отдых восстанавливать нервную систему. Так что поверьте — в таком режиме невозможно работать весь год…

Возвращаясь к портфолио — проверьте, сколько и какие ивенты организовывало агентство. Если на сайте указано, что агентство работает более 10-ти лет, а в портфолио есть всего несколько отчетов небольших ивентов, то это повод усомниться в выборе этого агентства.

Сайт ивент агентства

Есть конечно же ивент агентства, которых нет в интернете, а работают они со своими постоянными клиентами, участвуют в тендерах и занимаются «холодными продажами»… Но сейчас мы не про них, потому что вы их вряд ли найдете в интернете…

При поиске ивент агентства обратите внимание на сайт, ведь это лице агентства! Если сайт корявый, неудобный, без нужной информации для вас, то это агентство не позаботилось про удобство своих клиентов, соответственно и вряд ли клиенты обратятся в такое агентство…

Что должно быть на сайте агентства:

• Портфолио.
• Отзывы и рекомендации.
• Информация про агентство (какие мероприятия организовывает, сколько лет на рынке и т.п.).
• Команда — если агентство с опытом, то должна быть своя команда.
• Контакты (желательно, чтоб был не только один номер мобильного телефона, а и прямой номер, и адрес офиса).
• Клиенты — список или лого клиентов, с которыми работало агентство, чтоб по необходимости можно было проверить, работало агентство с этим клиентом или просто добавило их для значимости…

Профиль ивент агентства

Есть ивент агентства, которые занимаются организацией всех направлений, но как правило — это не очень хорошо, ведь заниматься качественно всем — это практически нереально! Нужно выбрать свою нишу и делать крутые ивенты в этой нише.

Вы же не станете заказывать тимбилдинг на 300 чел. в агентстве по детским праздникам или конференцию на 1000 чел. в свадебном агентстве? Скорее всего — нет! Вы будете искать профильное агентство, которое занимается вашим направлением.

Личное впечатление на этапе общения

Еще обратите внимание на общение с вами, насколько вам комфортно общаться, и вы понимаете другу друга. Если на этапе общения что-то вас настораживает, то лучше не продолжать дальше, поскольку, работая над совместным проектом — будут трудности.

И вы можете выяснить, насколько опытный менеджер с вами ведет переговоры, на этапе первого общения. Если вы будете задавать правильные вопросы по организации мероприятия и про агентство, а вам не смогут дать вразумительные ответы или на каждый вопрос будут говорить — давайте я уточню и перезвоню с ответом, то вас этот момент тоже должен насторожить, поскольку опыта у данного агентства может быть недостаточно для организации вашего ивента.

Так что работайте только с профессионалами и хороших вам ивентов!

Источник: ивент агентство Киев Prime Event — https://prime-event.com.ua/