Советы по организации мероприятий. Как организовать успешный ивент?

О самых важных моментах, на которые следует обратить внимание организатору мероприятия мы расскажем в данной статье. Только самые актуальные и ключевые советы по организации мероприятий!

Советы по организации мероприятий. Успешный ивент своими руками.

Когда я готовила свои первые события, мне рассказали о интересном правиле «Утиного лица» (The Duck Face Rule). Это значит, что внешне вы должны быть спокойным и умиротворенным. На самом же деле вы активно гребете лапками под водой, чтобы удержаться на плаву, но никто не должен об этом узнать. Я слышала многе советы по организации мероприятий, но до сих пор я считаю это одним из самых ценных правил.

Организация мероприятия – непростая задача, но я могу выделить 10 ключевых моментов, на которые следует обратить внимание, чтобы все прошло успешно.

1. Определите цели и формат

Кажется очевидным, но к этому вопросу стоит подходить критично. Сформулируйте цель максимально конкретно: вы хотите донести знания до участников, отблагодарить партнеров, собрать деньги на проект или доставить гостям эстетическое удовольствие? От ответа будет зависеть формат мероприятия: концепция, время проведения и длительность, роли в команде, оформление зала, еда и звук.

Постарайтесь не зацикливаться на традиционных форматах. Обратите внимание на «(не)конференции», формат «печа-куча», TED-формат, тематические завтраки, онлайн-события, мероприятия на открытом воздухе. Главное, чтобы формат способствовал достижению цели мероприятия.

2. Уделите внимание планированию

В плане продумайте логистику, контент и продвижение мероприятия. Создайте документ, доступный всей команде, в котором каждый сможет видеть задачи друг друга и общую картину. Сначала подготовьте список главных задач, а потом максимально детализируйте в виде конкретных шагов, которые необходимо сделать. Важно указать в плане время, необходимое для выполнения задачи. Часто его недооценивают, и подготовка идет медленнее, чем вы ожидаете.

Для планирования можно использовать шаблоны Google, программы, например, Asana, Trello, Podio, GanttPro, Teamweek. Не подведет и обычный документ Excel.

3. Составьте бюджет с учетом непредвиденных ситуаций

Посмотрите на список своих задач и отразите их в бюджете. Также стоит подумать о резерве на случай непредвиденных ситуаций. Например, в моей практике был случай, когда в день проведения мероприятия под открытым небом внезапно пошел дождь. Пришлось срочно менять локацию и транспортировать всю технику и мебель. Такие ситуации лучше продумать заранее и подготовиться к ним финансово.

4. Продумайте все до мелочей

Если хотите приятно удивить своих гостей, продумайте все до мелочей: как проходит регистрация, кто и в каком виде встречает участников, какая играет музыка, есть ли у вас интересный фотоугол, как оформлены ваши презентации и одета команда, чем заполнены перерывы.

Например, во время регистрации можно предоставить участникам возможность посетить короткий мастер-класс, поиграть в игры или посмотреть информативные видео.

Постарайтесь удивить людей и создать wow-эффект, превысьте их ожидания в самых обыденных вещах. Именно это создает атмосферу мероприятия.

5. Проверяйте локацию и продумайте план «Б»

Всегда проверяйте локацию лично еще на этапе ее выбора. В самый неожиданный момент может выясниться, что в зале плохо работает кондиционер, нет туалета для людей с особыми потребностями или ширина дверного проема не позволяет занести внутрь технику. Поэтому тестируйте такие моменты заранее.

Однажды я проводила конференцию на 50 участников, и через час после начала владелец помещения попросил нас удалиться без объяснения причин. В итоге, мы провели часовой тренинг с участниками в парке неподалеку, пока не нашли нового помещения. Кажется, что с вами такой ситуации не случится, но лучше всегда иметь план «Б».

6. Распределяйте зоны ответственности

Очень важно распределить задачи между членами команды не только на этапе подготовки, но и во время проведения мероприятия. Распределите ответственность людей по зонам. Например, кто-то отвечает за зону регистрации, кто-то за встречу спикеров, кто-то за технику, кто-то за кейтеринг, кто-то за взаимодействие с медиа и т.д. У каждого должна быть своя зона, которую нужно контролировать все время мероприятия.

Раздайте всей команде документ с распределением обязанностей, чтобы каждый знал, к кому с каким вопросом обращаться.

7. Расскажите о мероприятии своей аудитории

Не стоит недооценивать время, необходимое для успешного продвижения мероприятия. Тип события, его целевая аудитория, внутренние ресурсы и бюджет определят ваш маркетинговый подход. Выбирая информационных партнеров, сосредоточьтесь на тех, кто общается именно с вашей аудиторией. Лучше иметь немного партнеров, но целевых, чем рассказать о событии абсолютно всем.

Также важно создать одно ключевое сообщение, которое будет транслироваться по всем каналам. Убедитесь, что оно лаконично и точно передает идею мероприятия вашей аудитории.

8. Уделите внимание сервису

Позаботьтесь о том, чтобы ваша команда следовала правилу «Утиного лица». Будьте приветливы со всеми участниками, спикерами и партнерами. Старайтесь разрешить их проблему или вопрос и удовлетворить ожидания, даже если вы чувствуете усталость и у вас все идет не по плану. В конечном счете, люди запомнят именно то, как к ним относились и какую атмосферу создали, а не что рассказывал спикер со сцены.

9. Сделайте финальную проверку за сутки до мероприятия

Убедитесь, что вы сообщили участникам, как добраться до локации, пригласили всех важных гостей, подготовили печатные материалы, аудио и видеоконтент. Проверьте, все ли верно понимают свои задачи и зоны ответственности, готово ли помещение. Для этого составьте чек-лист.

Аналогичные чек-листы можно составить и для проверки готовности в день мероприятия: все ли на своих местах, все ли работает, все ли идет по графику.

Обязательно распечатайте программу мероприятия, пускай она будет у всех членов команды и волонтеров. Также сообщите всем основные контактные номера для связи друг с другом или на случай экстренных ситуаций.

10. Попросите обратную связь

Скорее всего, после мероприятия вы будете уставшими и довольными, но вам будет сложно объективно оценить, как все прошло. Поэтому попросите участников заполнить распечатанные оценочные листы в конце события или онлайн-форму по возвращении домой. Пускай они оценят разные аспекты: логистику, спикеров, место проведения и работу организаторов. Эта информация поможет избежать ошибок в будущем и улучшить качество ваших событий. Если есть возможность, соберите отзывы посредством социальных сетей или запишите видеоотзывы в конце мероприятия. Это пригодится, если ваше событие будет организовано снова.

Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и относитесь спокойно к любым неожиданностям, и тогда ваше событие пройдет успешно!

Еще некоторые советы по организации мероприятий:

• Хорошие отношения начинаются с хорошей коммуникации. Обязанности ивент-менеджера не ограничиваются встречами с клиентами и планированием мероприятий на бумаге. Вы должны понять желания заказчика, а затем точно передать их поставщикам, подрядчикам и команде, помогающей в организации. Зачастую даже самое маленькое изменение в плане может повлиять на итоговый результат, поэтому я всегда проверяю, что все в курсе событий и владеют актуальной информацией. Командная работа и доверие – обязательные составляющие успеха. Довольные клиенты рассказывают обо мне и компании друзьям и бизнес-партнерам, что значительно расширяет сеть контактов и открывает дополнительные возможности для отеля.
• Организуйте свое время правильно. Еще один ценный совет по организации мероприятий – освойте приемы тайм-менеджмента. Особенно важно грамотно управлять временем, работая над несколькими проектами. Если я допущу ошибку или забуду что-то сделать, клиент может отказаться от услуг, а в результате, пострадает репутация моей компании. Поэтому я научилась расставлять приоритеты в повседневных задачах, у каждого дела есть срок выполнения, который я не должна пропустить. Если я понимаю, что не справлюсь со всем объемом работы (когда предстоит несколько крупных мероприятий), прошу помощи у коллег, поставщиков и подрядчиков. Event-мир никогда не спит, хотите качественно организовать событие? Делайте все вовремя!
• Гибкий подход. Сотрудничая с разными клиентами и компаниями, вы должны быть готовы ко всему, ведь у каждого свое видение, потребности и желания. Профессия ивент-менеджера требует от человека гибкости и умения быстро принимать решения. Безусловно, вам необходимо иметь заготовленный шаблон проведения мероприятий, но не менее важно уметь адаптировать его под подходящую ситуацию и конкретные цели.
• Постоянное обучение. Будущий профессионал должен учиться всегда и у всех. Вы обязаны быть в курсе последних событий мира, а также вашей страны и города. Вам необходимо знать все модные тенденции, изучать и анализировать самых продвинутых подрядчиков, необычных и ярких артистов, костюмеров, стилистов, в общем, мотать на ус все! Заносите ценную информацию в свой гениальный мозг и интересуйтесь всем на свете. Быть на волне event-индустрии, значит учиться у лучших. Это могут быть выставки, показы, кино, биеннале, воркшопы — все, что касается событийного бизнеса.
• Быстрота реакции. Время — крайне непростой ресурс. Все организаторы знают, с какой скоростью мгновения пролетают в последний час перед мероприятием, поэтому считайте, что у вас этих 60 минут нет. Все должно быть в состоянии полной готовности как минимум за два часа до проекта, еще лучше — за три. Event-менеджер не может позволить себе медлительность и долгую реакцию на происходящие вокруг него события: во время проекта он должен не бегать, а летать со скоростью света. Ускоряйтесь!
• Любите свою работу. Работа ивент-менеджера – это не только вечеринки и общение с людьми, но и постоянный стресс, куча скучной административной волокиты и бесконечные требования. Но когда мероприятие проходит успешно, я испытываю невероятную радость и удовлетворение. Нет ничего приятнее, чем слышать похвалу и благодарственные слова от клиентов. Это каждый день мотивирует меня встречать трудности с улыбкой.
• Придумайте яркий финал. Это может быть как торжественный салют, так и вынос стильного торта со свечами. Все зависит от возможностей площадки и ваших пожеланий.

Эти советы по организации мероприятий помогут вам достичь хороших показателей и высоких результатов. Успешных всем мероприятий!